オフィス移転成功への第一歩　まず取り組むべき３つのポイントを明確にする！

# Tips

多くの企業にとって、オフィス移転はそれほど頻繁にある話ではありません。それだけに、いざオフィス移転を検討しようとすると、まず何から始めればいいのか分からないというケースも少なくありません。実際、この最初のステップを誤ったことが原因で、計画がうまく進まなくなってしまうオフィス移転も存在します。
そこで今回は、そうした失敗を避けるための「オフィス移転を成功させるための3つのポイント」について解説します。

どうしてオフィスを移転するのか？理由を明確化する

まず、1つ目のポイントは、理由の明確化です。
そもそもなぜオフィスの移転を検討し始めたのか、その背景や目的をはっきりさせることが重要です。
オフィス移転の主な理由としては、以下のようなものが挙げられます。

企業の成長・事業拡大に伴う人員増加への対応
新しい働き方への対応、従業員の満足度向上への対応
企業イメージの向上への対応
採用力の強化
BCP（事業継続計画）への対応
現オフィスの老朽化への対応、賃貸契約上の課題への対応

移転理由の明確化が重要なのは、その理由こそが「新オフィス選定の基準」になるからです。
移転理由は一つとは限らず、複数重なっているケースも多いでしょう。これらを整理することで、新オフィスの立地、規模、グレードなど、物件選定の方向性が定まります。
一方で、理由を曖昧なまま物件探しを始めると、なかなか移転先が決まらない・決定後に「思っていたのと違う」と不満が出てくるといった事態に陥りやすくなります。

いつまでに、予算はいくらで？コストとスケジュールを明確化する

2つ目のポイントは“コストとスケジュールの明確化”です。これは、前述した「移転理由の明確化」ができていれば、自然と整理しやすくなります。
理由が明確になることで、コストとスケジュールも見えてくるのです。例えば、「1.企業の成長・事業拡大に伴う人員増加への対応」が大きな理由の場合、それに見合った賃料や広さを想定する必要があります。
すでに手狭になっているなら、移転完了までのスピード感が重要になります。大まかに「いつまでに」というスケジュール、つまり期限が見えてくれば、そこから逆算して詳細なスケジュールの作成が可能になります。またオフィス移転に係る予算は、内装工事、原状回復にかかる費用など様々です。
これらの費用も把握しておく必要があるでしょう。求めるオフィスの広さ、立地、グレードなどに応じた賃料相場、引越し費用、工事費用の相場を把握しておくことで、コストの把握は可能になります。

※オフィス移転のスケジュール、コストについては、下記の記事も参照してください。
「オフィス移転のスケジュールを立てる時のポイントは？必要タスクと流れを解説」
「オフィス移転の費用目安は？コスト削減のヒント」

スムーズなオフィス移転を実現するためにオフィス移転メンバーを明確化する

3つ目のポイントは、オフィス移転に関わるメンバー（体制）の明確化です。
これはオフィスの規模や条件によって、大きく事情が異なります。
比較的小規模なオフィスならば、大きな手間もかからず、少人数で進めることも可能です。
しかし、スケジュールがタイト、求める物件への要望が多岐にわたる、オフィスの規模が大きいなど、条件によっては、一人や二人の担当者では難しいケースもあります。そもそも、オフィス移転に慣れた人材は少ない上に、専業ではなく他の業務との兼業になるケースが多いです。こういった事情を踏まえると、オフィス移転のプロジェクトチームを編成することも有効な選択肢となります。
プロジェクトチームを作ることで、次のようなメリットが期待できます。

社内にオフィス移転の周知ができる
複数部署の意見、知見を活かすことができる
スタッフの負担を軽減できる可能性がある
責任の所在が明確になる

必ずしもプロジェクトチームを結成しなければならないわけではありませんが、一定の規模を超えるオフィス移転では選択肢の一つとして考えてもいいでしょう。

※オフィス移転チーム作りについては下記の記事もご参照ください。

「オフィス移転を成功させるチームづくりと社員を巻き込むコツ」

まとめ

オフィス移転をスムーズに進めるためには、最初の一歩が非常に重要です。最初から移転先の物件選び、移転時期の決定を進めてしまいがちですが、なによりも「なぜオフィス移転をするのか」という“理由の明確化”が重要であり、その理由があってはじめて、物件の条件やスケジュールが決まってくるのです。まずは、この“3つのポイント”から始めると、オフィス移転のプロジェクトがスムーズに進むはずです。